Polityka Prywatności

 

 

 

 

 

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI

 

ZiTOK Józefa Hausner

 

 

 

 

 

 

 

 

Rudnik nad Sanem, dnia 19 maja 2021 r.

 

Niniejsza Polityka bezpieczeństwa, zwana dalej Polityką, została sporządzona dla potwierdzenia, że dane osobowe są przetwarzane i zabezpieczone zgodnie z wymogami prawa, dotyczącymi zasad przetwarzania i zabezpieczenia danych - w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO).


Definicje:

 

Administrator Danych – Hurtownia Elektryczna ZiTOK Józefa Hausner

 

Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej;

 

System informatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych;

 

Użytkownik – osoba upoważniona przez Administratora Danych do Przetwarzania danych osobowych;

 

Zbiór danych – każdy uporządkowany zestaw danych o charakterze osobowym, dostępny według określonych kryteriów;

 

Przetwarzanie danych – jakiekolwiek operacje wykonywane na Danych osobowych, takie jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie w formie tradycyjnej oraz w systemach informatycznych;

 

Identyfikator użytkownika – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych jednoznacznie identyfikujący osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym (Użytkownika) w razie Przetwarzania danych osobowych w takim systemie;

 

Hasło – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych, znany jedynie osobie uprawnionej do pracy w systemie informatycznym (Użytkownikowi) w razie przetwarzania danych osobowych w takim systemie;

 

Uwierzytelnianie – działanie, którego celem jest weryfikacja deklarowanej tożsamości podmiotu (Użytkownika).

 

 

 

 

 

 

 

  1. Postanowienia ogólne

 

  1. Polityka dotyczy wszystkich Danych osobowych przetwarzanych w ZiTOK Józefa Hausner, niezależnie od formy ich przetwarzania (przetwarzane tradycyjnie zbiory ewidencyjne, systemy informatyczne) oraz od tego, czy dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych.

  2. Polityka jest przechowywana w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej w siedzibie Administratora.

  3. Polityka jest udostępniana do wglądu osobom posiadającym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na ich wniosek, a także osobom, którym ma zostać nadane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, celem zapoznania się z jej treścią.

  4. Dla skutecznej realizacji Polityki Administrator Danych zapewnia:

    1. odpowiednie do zagrożeń i kategorii danych objętych ochroną środki techniczne i rozwiązania organizacyjne,

    2. kontrolę i nadzór nad Przetwarzaniem danych osobowych,

    3. monitorowanie zastosowanych środków ochrony.

  5. Monitorowanie przez Administratora Danych zastosowanych środków ochrony obejmuje m.in. działania Użytkowników, naruszanie zasad dostępu do danych, zapewnienie integralności plików oraz ochronę przed atakami zewnętrznymi oraz wewnętrznymi.

  6. Administrator Danych zapewnia, że czynności wykonywane w związku z przetwarzaniem i zabezpieczeniem danych osobowych są zgodne z niniejszą polityką oraz odpowiednimi przepisami prawa.


 

  1. Dane osobowe przetwarzane u administratora danych

 

  1. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora.

  2. Administrator danych nie podejmuje czynności przetwarzania, które mogły- by się wiązać z poważnym prawdopodobieństwem wystąpienia wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób. W przypadku planowania takiego działania Administrator wykona czynności określone w art. 35 i nast. RODO.

  3. W przypadku planowania nowych czynności przetwarzania Administrator dokonuje analizy ich skutków dla ochrony danych osobowych oraz uwzględnia kwestie ochrony danych w fazie ich projektowania.

  4. Administrator danych prowadzi rejestr czynności przetwarzania.

 

Wzór klauzuli informacyjnej przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 2 do niniejszej polityki.

 

  1. Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie zarządzania bezpieczeństwem

 

  1. Wszystkie osoby zobowiązane są do przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i zgodnie z ustaloną przez Administratora Danych Polityką Bezpieczeństwa, Instrukcją Zarządzania Systemem Informatycznym, a także innymi dokumentami wewnętrznymi i procedurami związanymi z Przetwarzaniem danych osobowych ZiTOK Józefa Hausner

  1. Wszystkie dane osobowe w ZiTOK Józefa Hausner są przetwarzane z poszanowaniem zasad przetwarzania przewidzianych przez przepisy prawa:

    1. W każdym wypadku występuje chociaż jedna z przewidzianych przepisami prawa podstaw dla przetwarzania danych.

    1. Dane są przetwarzane są rzetelnie i w sposób przejrzysty.

    1. Dane osobowe zbierane są w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.

    2. Dane osobowe są przetwarzane jedynie w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia celu przetwarzania danych.

    3. Dane osobowe są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane.

    4. Czas przechowywania danych jest ograniczony do okresu ich przydatności do celów, do których zostały zebrane, a po tym okresie są one anonimizowane bądź usuwane.

    5. Wobec osoby, której dane dotyczą, wykonywany jest obowiązek informacyjny zgodnie z treścią art. 13 i 14 RODO.

    6. Dane są zabezpieczone przed naruszeniami zasad ich ochrony.
       

  1. Administrator danych nie przekazuje osobom, których dane dotyczą, informacji w sytuacji, w której mowa w art. 14 ust 5 pkt a-d RODO.

  2. Za naruszenie lub próbę naruszenia zasad przetwarzania i ochrony Danych osobowych uważa się w szczególności:

    1. naruszenie bezpieczeństwa Systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe, w razie ich przetwarzania w takich systemach;

    1. udostępnianie lub umożliwienie udostępniania danych osobom lub pod- miotom do tego nieupoważnionym;

    1. zaniechanie, choćby nieumyślne, dopełnienia obowiązku zapewnienia danym osobowym ochrony;

    2. niedopełnienie obowiązku zachowania w tajemnicy Danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;

    3. przetwarzanie Danych osobowych niezgodnie z założonym zakresem i celem ich zbierania;

    4. spowodowanie uszkodzenia, utraty, niekontrolowanej zmiany lub nieuprawnione kopiowanie Danych osobowych;

    5. naruszenie praw osób, których dane są przetwarzane.

  1. W przypadku stwierdzenia okoliczności naruszenia zasad ochrony danych osobowych Użytkownik zobowiązany jest do podjęcia wszystkich niezbędnych kroków, mających na celu ograniczenie skutków naruszenia i do niezwłocznego powiadomienia Administratora Danych,

  2. Do obowiązków Administratora Danych w zakresie zatrudniania, zakończenia lub zmiany warunków zatrudnienia pracowników lub współpracowników (osób podejmujących czynności na rzecz Administratora Danych na podstawie innych umów cywilnoprawnych) należy dopilnowanie, by:

    1. pracownicy byli odpowiednio przygotowani do wykonywania swoich obowiązków,

    1. każdy z przetwarzających Dane osobowe był pisemnie upoważniony do przetwarzania zgodnie z „Upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych”.

    1. każdy pracownik zobowiązał się do zachowania danych osobowych przetwarzanych ZiTOK Józefa Hausner w tajemnicy.

       

  1. Pracownicy zobowiązani są do:

    1. ścisłego przestrzegania zakresu nadanego upoważnienia;

    1. przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami;

    1. zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;

    2. zgłaszania incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa danych oraz niewłaściwym funkcjonowaniem systemu.

 

  1. Obszar przetwarzania danych osobowych

 

    1. Obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe na terenie ZiTOK Józefa Hausner w Rudniku nad Sanem, obejmuje :

- sklep

- magazyn

Obiekt jest monitorowany.

    1. Dodatkowo obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe, stanowią wszystkie komputery przenośne oraz inne nośniki danych znajdujące się poza obszarem wskazanym powyżej.

    2. W celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz ochrony osób i mienia na obszarze wskazanym w punkcie 1 dokonuje się nagrywania wizerunku osób znajdujących się w tych obszarach /monitoring/ - wzór informacji o stosowaniu monitoringu stanowi załącznik nr 1.

 

  1. Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych.

 

  1. Administrator Danych zapewnia zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności, rozliczalności i ciągłości Przetwarzanych danych.

  2. Zastosowane środki ochrony (techniczne i organizacyjne) powinny być adekwatne do stwierdzonego poziomu ryzyka dla poszczególnych systemów, rodzajów zbiorów i kategorii danych, Środki obejmują:

    1. Ograniczenie dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe, jedynie do osób odpowiednio upoważnionych. Inne osoby mogą przebywać w pomieszczeniach wykorzystywanych do przetwarzania danych jedynie w towarzystwie osoby upoważnionej.

    2. Zamykanie pomieszczeń tworzących obszar Przetwarzania danych osobowych określony w pkt IV powyżej na czas nieobecności pracowników, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób trzecich.

    3. Wykorzystanie zamykanych szafek i sejfów do zabezpieczenia dokumentów.

    4. Wykorzystanie niszczarki do skutecznego usuwania dokumentów zawierających dane osobowe.

    5. Ochronę sieci lokalnej przed działaniami inicjowanymi z zewnątrz przy użyciu sieci firewall.

    6. Wykonywanie kopii awaryjnych danych.

    7. Ochronę sprzętu komputerowego wykorzystywanego u administratora przed złośliwym oprogramowaniem.

    8. Zabezpieczenie dostępu do urządzeń przy pomocy haseł dostępu.

    9. Wykorzystanie szyfrowania danych przy ich transmisji.

 

  1. Naruszenia zasad ochrony danych osobowych

 

    1. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Administrator dokonuje oceny, czy zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

    2. W każdej sytuacji, w której zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator zgłasza fakt naruszenia zasad ochrony danych organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki

jeżeli to wykonalne, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia.

    1. Jeżeli ryzyko naruszenia praw i wolności jest wysokie, Administrator zawiadamia o incydencie także osobę, której dane dotyczą.

 

  1. Powierzenie przetwarzania danych osobowych.

 

  1. Administrator Danych Osobowych może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie pisemnej, zgodnie z wymogami wskazanymi dla takich umów w art. 28 RODO.

  2. Przed powierzeniem przetwarzania danych osobowych Administrator w miarę możliwości uzyskuje informacje o dotychczasowych praktykach procesora dotyczących zabezpieczenia danych osobowych.

 

  1. Przekazywanie danych do państwa trzeciego

 

1. Administrator Danych Osobowych nie będzie przekazywał danych osobowych do państwa trzeciego, poza sytuacjami w których następuje to na wniosek osoby, której dane dotyczą.

  1.  

      1. Postanowienia końcowe.

    1. Integralną część niniejszej Polityki bezpieczeństwa stanowią następujące Za- łączniki:

a) załącznik nr 1 - Wzór informacji o stosowaniu monitoringu.

b) załącznik nr 2 - Wzór klauzuli informacyjnej.

Załącznik nr 1, jeśli jest monitoring
 
 
 
 
Wzór Klauzula informacyjnej-monitoring

Monitoring prowadzony jest przez ZiTOK Józefa Hausner, z siedzibą: ul. Mickiewicza 57, 37-420 Rudnik nad Sanem, w celu zapewnienie bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz ochrony osób i mienia obejmuje sklep oraz magazyn Więcej informacji można uzyskać telefonicznie pod numerem telefonu 518 49 00 69, lub drogą elektroniczną: hurtownia@zitok.pl


 

Załącznik nr 2 Wzór klauzuli informacyjnej.

 

KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH
 

Na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodne- go przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), informuję że:

  1. Administrator Pani/Pan danych osobowych.

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Hurtownia Elektryczna ZiTOK Józefa Hausner z siedzibą: ul. Mickiewicza 57, 37-420 Rudnik nad Sanem, hurtownia@zitok.pl.

 

  1. Podstawa prawna.

Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywać się będzie na podstawie art. 6 ust.1 pkt a-d, f RODO, czyli na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub na innej poniższej wymienionej podstawie i wyłącznie w celu:

  • wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;

  • wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;

  • ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;

  • realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora lub przez stronę trzecią z wyłączeniem przetwarzania danych osobowych dzieci, bowiem w takim przypadku zachodzi sytuacja, w której nadrzędny charakter wobec interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią mają interesy lub podstawowe prawa i wolności dziecka, wymagające ochrony danych osobowych. Prawnie uzasadniony interesem, na który powołuje się administrator danych jest:

  • prowadzenie działalności marketingowej bezpośredniej, a także prowadzenie działalności w celu marketingowym innych podmiotów (marketing cudzych produktów i usług),

  • podjęcie działań celem dochodzenia roszczenia, w szczególności skorzystanie z usług profesjonalnego pełnomocnika czy firmy windykacyjnej,

  • do zapobiegania oszustwom (zgodnie z motywem 47 preambuły do RODO)

 

  1. Czas przechowywania Pani/Pan danych osobowych.

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do czasu zakończenia realizacji umowy/ uczestniczenia w rekrutacji z tym zastrzeżeniem, że:

  • dane zawarte w dokumentach księgowo-podatkowych - będą przechowywane 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku,

  • dane zawarte w dokumentach pracowniczych- dotyczące okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę- przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego świadczenia pracy.

  • dane zawarte w dokumentacji ZUS w deklaracjach rozliczeniowych i imiennych raportach miesięcznych oraz dokumentach korygujących będą przechowywane przez 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej ZUS,

  • dane zawarte w protokołach ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy oraz innej dokumentacji powypadkowej będą przechowywane przez się 10 lat

  • dane zwarte w innych dokumentach kadrowych, np. listy obecności i harmonogramy czasu pracy będą przechowywane przez okres 3 lata

  • Dane dotyczące rekrutacji do pracy do czasu jej zakończenia

  • Pozostałe dane nie dłużej niż to wynika z regulacji prawnych

 

4. Cofnięcie zgody, odstęp, sprostowanie, ograniczenie Pani/Pan danych osobowych.

Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia oraz prawo do ograniczenia ich przetwarzania. Ponadto także prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.

W sytuacji gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, posiada Pani/ Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

W przypadku zaś gdy przetwarzanie danych odbywa się w oparciu o realizację prawnie uzasadnionych interesów administratora lub przez stronę trzecią, lub gdy dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, do celów badań naukowych, historycznych lub do celów statystycznych, Posiada Pani/ Pan prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych.

 

5. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawagdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

 

6. Konsekwencje niepodania danych osobowych:

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem umownym, ustawowym/warunkiem zawarcia umowy/ warunkiem uczestniczenia w rekrutacji.

Jest Pan/Pani zobowiązana jedynie do podania danych niezbędnych dla wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, żądane dane są także niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze; a konsekwencją niepodania tych danych osobowych będzie brak możliwości zawarcia i wykonania umowy zamówienia w Hurtownia Elektryczna ZiTOK Józefa Hausner w Rudniku.

 

7. Odbiorcy danych:

Naszym dostawcom, którym zlecimy usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych, np. dostawcom usług księgowych. Takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z nami i tylko zgodnie z naszymi poleceniami.

 

8. Przekazanie danych do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej:

Nie dotyczy.

 

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, profilowanie.

Nie dotyczy.

 

…..…………………, dnia …………………………..

[miejscowość]                                                                  

………………………………       

Podpis przyjmującego informację